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Auditoria é um termo que vem do inglês “to audit”, que significa examinar, ajustar, corrigir, certificar. Esse é o propósito da auditoria, examinar alguma coisa.
Assim, como a contabilidade trabalha com o registro de acontecimentos que interferem no patrimônio de uma empresa, logo, a auditoria, inserida no contexto contábil, serve para examinar e certificar a veracidade dos registros feitos pela contabilidade.
Além disso, a auditoria serve também para conferir todos os fatos e operações que acontecem na empresa e que convergem na contabilidade. Em termos práticos, cabe a ela avaliar se os procedimentos estão de acordo com as práticas aceitas e, dessa forma, identificar caminhos para que os responsáveis tenham como intervir.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, não deixe de acompanhar o texto até o final.
Quais são os motivos de fazer uma auditoria?
Existem casos em que as empresas são legalmente obrigadas a passar por auditorias independentes, sejam elas semestrais ou anuais. Essas auditorias precisam ser realizadas por auditores independentes, ou seja, por profissionais que não fazem parte da entidade que está sendo auditada.
Ademais, existem situações em que é a própria empresa escolhe fazer a auditoria. Alguns motivos estão:
- na necessidade de melhorar os procedimentos, pois a auditoria permite definir os riscos que podem intervir na governança. Sendo assim, serve para que a empresa aprofunde seus conhecimentos a respeito dos processos e controles;
- na prevenção de erros e fraudes, quando a ideia é avaliar a eficiência dos controles utilizados pela empresa e se suas atividades estão sendo executadas conforme o planejamento;
- na conferência de credibilidade, buscando comprovar se os números apresentados pela contabilidade são realmente compatíveis com a realidade da companhia. Neste caso, são avaliados tanto os registros quanto as movimentações.
Quais são os modelos de auditoria?
De uma maneira mais geral, costuma-se dividir a auditoria em dois tipos: a externa e a interna.
No primeiro caso, o da auditoria externa, auditores terceirizados atuam no sentido de atestar a legitimidade dos dados de determinada entidade. A auditoria interna, por sua vez, acontece quando auditores que são colaboradores da própria empresa procuram verificar o grau de segurança dos processos internos.
Auditoria interna
Subordinada aos interesses da alta administração, a auditoria interna envolve investigações contábeis ou financeiras e a revisão de processos de natureza interna, bem como de políticas e regimentos estabelecidos pela empresa.
Quem realiza essas atividades são os próprios funcionários da companhia. São eles que analisam os procedimentos, as práticas de controles internos, os regulamentos, além de avaliarem os registros. A ideia é melhorar os diferentes processos de rotina, atuar na correção de possíveis falhas e monitorar as atividades empresariais.
Na auditoria interna o principal objetivo é encontrar meios para garantir o devido cumprimento dos regimentos, das normas e das políticas internas empresariais. Para tanto, a avaliação resulta em um relatório de recomendações de periodicidade permanente.
Auditoria externa
Já no caso da auditoria externa, o trabalho é realizado por auditores independentes, ou seja, empresas que têm alto conhecimento nesse tipo de análise e que oferecem um serviço específico.
Esse procedimento tem o objetivo de tornar válidos os dados financeiros, patrimoniais e contábeis da empresa em um período em especial, garantindo aos acionistas e gestores uma maior segurança em relação ao empreendimento, bem como proteção aos ativos da companhia.
Na auditoria externa, o foco principal está em comprovar a veracidade dos dados. Para tanto, o documento final é um parecer técnico que pode ser feito periodicamente.
Companhias que têm receita bruta acima de R$ 300.000.000 são legalmente obrigadas a passar por auditorias externas, submetendo suas demonstrações contábeis para análise, com o objetivo de torná-las fidedignas aos acionistas.
Quais são os tipos de auditoria?
Compreendendo a auditoria como elemento essencial em termos de solução de gestão dentro de uma empresa, é importante também saber que essa inspeção tem diferentes tipos, muitos deles capazes de se complementar.
Como a auditoria avalia as atividades desenvolvidas pela empresa, de maneira a conferir a ela a devida adequação em relação aos valores previamente estabelecidos, é importante pensar nesse recurso como uma ferramenta útil para diferentes propósitos. Assim, temos, por exemplo, a auditoria contábil, a operacional, a de sistemas, a de qualidade e a ambiental. Saiba mais sobre elas.
Auditoria Contábil
Tem como foco o patrimônio da empresa. A auditoria contábil se encarrega de realizar uma análise minuciosa para conferir se o patrimônio da organização está sendo administrado de acordo com as diretrizes criadas pela companhia. Além disso, com essa análise é possível averiguar se as ações têm respeitado os princípios contábeis. O resultado dessa auditoria é dar à empresa condições para reduzir seus índices de improbidade corporativa.
Com a análise dos documentos contábeis é possível também conferir se a conta das demonstrações contábeis é compatível com a situação financeira, econômica e patrimonial da organização. Por meio de técnicas e procedimentos específicos, o analista verifica se os registros contábeis estão em ordem, bem como os controles internos da empresa a ser auditada.
Além disso, a auditoria contábil pode identificar eventos que têm comprometido o patrimônio da empresa, por meio de exames dos registros contábeis.
Auditoria Financeira
Já a auditoria financeira encarrega-se do trabalho com valores, ou seja, de garantir que os valores físicos existentes são compatíveis com os saldos registrados nos extratos bancários, bem como nos registros contábeis e no boletim de caixa.
Esse processo envolve também a análise a respeito de toda a movimentação financeira da empresa, por exemplo, conferindo se o dinheiro está sendo corretamente aplicado e se existe, por parte do departamento financeiro da companhia, verificações suficientemente eficientes para fazer o devido controle contra fraudes e diferentes irregularidades.
Basicamente, a auditoria financeira encontra meios para aumentar o grau de confiança nas demonstrações pelos usuários. Para tanto, é feito o mapeamento dos mais diversos processos do departamento, entre eles podemos citar as transferências bancárias, o pagamento de fornecedores, as conciliações, entre outros.
Assim, com a auditoria financeira é possível ter benefícios, como garantir a eficiência do controle financeiro, dificultar ações que comprometam o caixa da empresa, contribuir para que as leis fiscais sejam respeitadas, garantir maior segurança nos controles internos do departamento financeiro e apresentar soluções mais adequadas, como a implementação de um sistema de gestão financeiro.
Auditoria Fiscal e Tributária
A principal tarefa da auditoria fiscal é garantir que as obrigações tributárias de uma empresa estejam sendo cumpridas conforme a legislação. Assim, são analisados os aspectos fiscais e tudo o que envolve a gestão administrativa da companhia.
É por meio da auditoria fiscal que a empresa reúne condições para evitar erros tributários. Além disso, ao exercer um controle adequado dos procedimentos legais, esse recurso torna possível também recuperar impostos pagos de maneira indevida.
É bom lembrar que uma das características da legislação tributária brasileira é sua complexidade. Sem um bom controle a respeito das questões legais, a empresa tende a se tornar uma presa fácil para a alta carga tributária presente no país e, dessa forma, ter maiores dificuldades para exercer suas atividades.
Esse tipo de auditoria é fundamental para garantir à companhia condições para exercer a devida gestão tributária, impedindo que o gasto com impostos, taxas e tarifas evolua como uma bola de neve e interfira na busca por seus objetivos.
Auditoria Ambiental
Trata-se de uma ferramenta de gestão ambiental. Sua lógica está inserida dentro da necessidade de as empresas avaliarem passivos ambientais em processos de fusões e aquisições.
Passivos ambientais exigem grandes custos, sem falar que, os danos ambientais, além de prejuízos financeiros, são muito prejudiciais para a imagem da empresa. Assim, a auditoria ambiental representa um meio para que as organizações verifiquem de maneira sistemática os cuidados com o meio ambiente.
Por meio dessa auditoria é possível saber se a conduta ambiental ou o desempenho ambiental da entidade auditada atende a um conjunto de critérios previamente estabelecidos, que respeitam a legislação vigente.
Problemas como o descontrole em relação ao impacto ambiental das atividades, os riscos de infração no cumprimento das normas, entre outros, podem ser identificados nesse processo.
Auditoria Operacional
A ideia por trás de uma auditoria operacional é, junto ao staff da administração, prestar assessoria no desempenho das funções e responsabilidades da gestão, sempre em função do planejamento e do programa de trabalho.
A auditoria operacional avalia se as metas e os objetivos estão sendo alcançados pela empresa, considerando seus diferentes departamentos, as atividades que exercem, os sistemas (ERP), seus controles, suas funções e operações.
Uma atenção especial é dada aos chamados “3 Es”: eficiência, economicidade e eficácia. Assim, o objetivo geral pode ser desmembrado em várias metas específicas, tais como:
- busca por falhas e irregularidades presentes no ciclo operacional;
- compatibilidade entre as ações operacionais administrativas e as políticas, os planos e as diretrizes;
- identificação das causas de ineficiência ou de desperdícios;
- validação do desempenho do setor auditado, bem como de seu ciclo operacional;
- verificação da adequação e eficácia dos controles gerenciais internos.
Em resumo, a auditoria operacional serve para que todos os membros da administração tenham subsídios para melhorar a gestão, buscando eficiência por meio da economicidade para alcançar a eficácia.
Como se preparar para uma auditoria?
A auditoria é um recurso que deve estar presente na realidade de qualquer empresa, pois é ela que oferece aos gestores a garantia de que os processos estão sendo corretamente realizados, ou seja, feitos de maneira otimizada e em conformidade com a legislação.
Assim, é preciso estar sempre preparado para a auditoria. Veja como:
Trabalhe com um plano anual
Comece com um plano anual de atividades. Nele, indique quais serão as áreas que deverão passar pelo processo e identifique os motivos.
Caberá ao grupo diretor da empresa aprovar o plano com as datas de início e encerramento da auditoria, assim como das reuniões e o prazo para que o relatório final seja emitido pelo auditor.
Uma vez agendado o dia da auditoria, ele será exclusivo para essa atividade. Com toda a equipe ciente disso, a empresa pode se organizar melhor para que esse dia não seja um problema do ponto de vista produtivo.
Formalize os processos
Elabore documentos para explicar melhor a finalidade dos processos, assim como a responsabilidade de cada colaborador. Trabalhe, ainda, na construção de uma equipe capacitada para prestar os devidos esclarecimentos aos funcionários a respeito dos procedimentos a serem realizados no ambiente de trabalho. Não deixe também de atuar junto ao time e supervisionar o auditor.
Escolha entre auditoria interna ou externa
Contratando uma empresa especializada em auditoria externa você conta com relatórios personalizados, segurança e auxílio para obter dados significativos para avaliar os processos.
Com a auditoria interna, por sua vez, você pode treinar sua equipe para que eles tenham como atuar de maneira mais específica para o seu tipo de negócio.
De qualquer forma, optar pela solução mais específica em relação às necessidades da sua empresa e contar com profissionais de qualidade é fundamental.
Estabeleça um cronograma
Organize sua equipe para que ela atue em função do calendário previamente elaborado. Sendo assim, defina pontos como:
- atividades e processos a serem avaliados;
- data e horário para a realização da auditoria;
- nomes dos auditores;
- nomes dos envolvidos;
- nomes dos responsáveis para solucionar dúvidas.
Faça testes
É possível fazer simulações antes mesmo de iniciar a auditoria. Assim, o auditor pode testar os controles internos de maneira a se certificar de que o nível de segurança realmente é adequado às necessidades do empreendimento.
Podem ser aplicados diferentes testes em função das características e exigências de cada departamento, tanto quanto da companhia como um todo. É de acordo com as características específicas que será possível determinar o nível de riscos, assim como os processos e os controles internos da empresa. Alguns exemplos são os testes de observância, os testes substantivos e a análise de cenários diferentes.
Nos testes de observância, cabe ao auditor conferir se os processos internos estão em ordem, verificando se a equipe está cumprindo as regras. No caso dos testes substantivos, o auditor busca provas a respeito de negociações para chegar a uma opinião própria a respeito de eventos específicos. Na análise de cenários diferentes, o auditor avalia situações diversas para a aplicação de testes, analisando registros e documentos ou identificando incoerências em controles internos.
Como realizar uma auditoria?
Independentemente de qual será a auditoria realizada, é importante seguir um roteiro que compreenda desde a fase de identificação dos processos da empresa até a de avaliação de resultados. Isso pode ser feito da seguinte forma.
Comece mapeando os processos da empresa
Se você fizer uma auditoria financeira, por exemplo, analise o setor financeiro. Passe a listar e identificar as práticas financeiras da empresa, como a gestão do fluxo de caixa, o pagamento de fornecedores, o controle das contas a pagar e a receber, as cobranças, as conciliações e transferências, entre outras.
Crie um mapa de tarefas de modo a fazer com que o fluxo dos processos financeiros seja visualizado com maior clareza.
Identifique os riscos
Após fazer o mapeamento, analise cada rotina registrada, verificando a maneira como as ações estão sendo executadas e identificando possíveis riscos.
A ideia é analisar minuciosamente cada tarefa em busca daquilo que desobedece às normas contábeis. Nessa fase, é fundamental contar com especialistas no assunto para não deixar nenhum detalhe ser ignorado.
Classifique os controles internos
Após a identificação dos riscos, verifique se a empresa tem como amenizá-los ou eliminá-los, ou seja, se ela tem ferramentas para tanto.
No caso da análise financeira, isso diz respeito aos controles, como relatórios financeiros, baixas, autenticações eletrônicas, sistemas de proteção contra fraudes, gestão eletrônica de documentos, entre outros.
Teste seus controles internos
Esse é o momento para avaliar se os controles internos da empresa realmente são eficientes. Para tanto, a auditoria usa técnicas e procedimentos capazes de conferir se os riscos identificados podem ser minimizados de maneira a trazer segurança para a companhia. Assim, é possível garantir que os processos estão sendo adequadamente realizados e classificar o nível de segurança de cada um deles.
Cabe ao auditor fazer a verificação a respeito da eficiência do controle interno e, caso encontre problemas, avaliar seu impacto no setor em que se apresenta e na empresa como um todo.
Analise os resultados
O processo descrito nas etapas anteriores deve ser refeito em cada rotina da empresa para que a auditoria tenha como reunir as informações necessárias para apresentar resultados em função das evidências.
Assim, no caso de avaliações positivas, o auditor deve fazer um relatório informando a respeito da eficácia dos processos e recomendando a sua manutenção.
Já diante da constatação de que alguma rotina está incompatível com as exigências, ele deve usar esse relatório para identificar o problema, informando como e por que de ele acontecer. Por fim, o auditor sugere as ações mais adequadas para lidar com os obstáculos e de que forma elas podem ser colocadas em prática pela empresa.
Qual é a importância de realizar uma auditoria?
Conforme visto, a auditoria é fundamental para melhorar a maneira como a empresa lida com suas atividades. Além disso, ela é importante também no combate a problemas como fraudes e até roubos dentro da companhia.
Pequenos erros, que podem parecer insignificantes dentro dos departamentos, quando somados, são capazes de representar um significativo entrave para os interesses da organização, gerando prejuízos que a impedem de crescer.
Com a auditoria, torna-se possível identificar problemas e avaliar os riscos que eles trazem, sejam motivados por erros ou fraudes.
Trata-se de um procedimento que garante à gestão uma melhor compreensão a respeito da realidade da empresa e da eficácia dos diferentes processos que fazem parte da rotina dela.
Além disso, por oferecer soluções visando a melhoria do controle interno da organização, a auditoria permite a criação de uma base sólida para a realização do planejamento e a execução de práticas capazes de direcionar a companhia para resultados mais expressivos.
Nesse sentido, a auditoria vai além da ação que visa amenizar problemas. Podemos dizer que ela atua como uma aliada estratégica para a empresa, pois permite uma maior eficiência operacional nos processos e, dessa forma, oferece segurança para que o empreendimento cresça com as atividades sob controle e sem riscos do ponto de vista legal.
Quando fazer uma auditoria?
É fundamental destacar que, ao contrário do que muitas pessoas pensam, a auditoria funciona muito mais para auxiliar a empresa do que para trazer prejuízos. Seu objetivo principal não é “caçar” problemas e identificar responsáveis por eles — embora ela possa encontrar eventualidades —, mas sim atuar como uma ferramenta de auxílio para que a gestão saiba lidar melhor com processos e dados.
A ideia, de maneira geral, é orientar a organização com a forma correta para que ela possa atingir a eficiência em seus procedimentos, sem que isso seja incompatível com o devido cumprimento das normas específicas.
Sendo assim, o ideal é que a empresa recorra a uma auditoria sempre que houver a necessidade de direcionar suas práticas para um caminho mais seguro e racional.
Enfim, não são poucos os benefícios que uma auditoria pode trazer a um empreendimento. É por meio dela que as empresas conseguem encontrar caminhos para melhorar suas práticas de governança corporativa e garantir a devida transparência para atrair investimentos e conquistar clientes no mercado. Da mesma forma, com ela torna-se possível tomar decisões com base em dados e processos mais confiáveis, o que garante escolhas mais racionais para a gestão.
Você já deve ter se perguntado: como saber se é viável melhorar os processos empresariais com segurança? Com um serviço de auditoria, você consegue identificar oportunidades para transformar não somente os procedimentos e sistemas, mas também os controles internos da companhia, garantindo que as atividades se darão da maneira mais qualificada possível. Assim, a gestão terá condições para reconhecer eventuais riscos para a empresa e agir de forma corretiva.
Então, tenha em mente que, independentemente dos objetivos da empresa, sejam eles de melhorar práticas financeiras, operacionais e até ambientais, a auditoria é um procedimento que pode sempre ser considerado na busca por soluções. Comece a ver o seu negócio sob essa ótica e aja buscando os benefícios.
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A Procenge
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